Datenschutz der App

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die mobile App PLANKONFORM für Android und iPhone (im Folgenden „App“). Die App ist ein internes Arbeitswerkzeug: Sie kann nur mit einem Benutzerkonto genutzt werden, das wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einrichten. Für unsere Website gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

Pöhlmann + Krompass
Planungs- und Ingenieurgesellschaft
für Bauwesen mbH
Hohenzollernstr. 36 | 80801 München

TEL. +49 89 33 03 87 0
info@poehlmann-krompass.de

Welche Daten die App verarbeitet

• Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Freigaben; die Anmeldung wird verschlüsselt im sicheren Speicher des Geräts abgelegt.
• Arbeitsdaten: Zeiterfassung und Zeitkonto mit Soll/Ist, Urlaubsanträge, eigene Reise- und Nebenkosten (Projekt, Datum, Betrag bzw. Fahrtstrecke und Beschreibung), Bautagebuch, Tickets, Pläne, Dokumente und das Adressbuch der Projektbeteiligten – so, wie Sie sie in der App erfassen oder abrufen.
• Fotos: Fotos, die Sie in der App aufnehmen oder auswählen, mit Aufnahmezeit. Haben Sie den Standortzugriff erlaubt, wird beim Fotografieren in der App der Standort als Nachweis im Foto gespeichert; im Hintergrund wird kein Standort erfasst.
• Gerätedaten: Gerätemodell, Betriebssystem und App-Version, damit wir Ihr angemeldetes Gerät anzeigen und auf Updates hinweisen können.
• Push-Benachrichtigungen: eine Gerätekennung für Benachrichtigungen, nur wenn Sie Push-Nachrichten einschalten.
• Offline-Modus: Daten der Projekte, die Sie offline verfügbar machen, werden auf dem Gerät gespeichert und beim Abmelden gelöscht.

Krankmeldungen und Nachweise

Zur internen Abwesenheitsverwaltung verarbeiten wir Ihre Krankmeldungszeiträume, den Bearbeitungsstatus und die von Ihnen eingegebenen Bemerkungen. Zu eigenen Krankmeldungen können Sie eine Bescheinigung als PDF oder Bild gezielt auswählen und nach einer ausdrücklichen Upload-Bestätigung an unseren Server übermitteln. Bitte verwenden Sie ausschließlich für den Arbeitgeber bestimmte Nachweise ohne Diagnose und keine zusätzlichen medizinischen Unterlagen. Die App bietet keine medizinische Diagnose oder Behandlung.

Der Zugriff erfolgt über die persönliche Anmeldung und ist auf die betroffene Person sowie intern für die Abwesenheitsverwaltung berechtigte Personen beschränkt. Die Nachweise werden nicht über öffentliche Projektlinks bereitgestellt und von der App nicht an die KI-Dienste übermittelt. Sie gehören nicht zum Offline-Projektbestand. Zum Öffnen verwendet die App eine vorübergehende Dateikopie und die Dateianzeige bzw. Freigabefunktion des Betriebssystems. Wenn Sie eine Datei an eine andere App übergeben, gelten für deren Verarbeitung die Datenschutzbedingungen dieser App.

Berechtigungen auf dem Gerät

Die App fragt nur nach Berechtigungen, wenn Sie die zugehörige Funktion nutzen, und Sie können sie jederzeit in den Einstellungen des Geräts entziehen:

• Kamera: Fotos für Bautagebuch und Tickets, Scannen von Visitenkarten und QR-Codes.
• Fotos/Galerie: Auswahl vorhandener Fotos.
• Standort: nur beim Fotografieren in der App, siehe oben.
• Mikrofon und Spracherkennung: Spracheingabe für Texte.
• Kontakte: Speichern von Kontakten aus dem Adressbuch oder von Visitenkarten im Telefonbuch des Geräts und Erkennen bereits vorhandener Einträge; es werden keine Kontakte an uns übertragen.
• Fingerabdruck/Gesichtserkennung: Entsperren der App; die Prüfung erfolgt ausschließlich auf dem Gerät.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten, um die betrieblichen Abläufe in unseren Projekten zu organisieren und zu dokumentieren (Zeiterfassung, Bautagebuch, Mängelmanagement, Kommunikation mit Projektbeteiligten). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG (Beschäftigungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und nachvollziehbaren Projektdokumentation). Freiwillige Funktionen wie Standort im Foto, Push-Nachrichten oder Spracheingabe nutzen Sie nur, wenn Sie sie selbst einschalten.

Gesundheitsbezogene Angaben zur Arbeitsunfähigkeit und erforderliche Nachweise verarbeiten wir für die Ausübung von Rechten und die Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten, soweit die Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG erfüllt sind. Eine allgemeine Einwilligung in Werbung oder KI-Verarbeitung ist damit nicht verbunden.

Wo die Daten verarbeitet werden

• Server: Die App spricht ausschließlich mit unserem eigenen Server (intern.plankonform.de), betrieben bei der netcup GmbH (Karlsruhe) in einem Rechenzentrum innerhalb der EU. Die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS).
• Push-Benachrichtigungen: werden über Firebase Cloud Messaging (Google) bzw. den Apple Push Notification Service zugestellt; dabei werden nur die Gerätekennung und der Nachrichtentext übermittelt.
• KI-Funktionen (z. B. Spracheingabe über den Server, Textkorrektur, „KI fragen“, Visitenkarte auslesen) stehen nur Mitarbeitenden zur Verfügung, für die wir sie freigeschaltet haben. Dafür werden die jeweiligen Texte, Aufnahmen oder Fotos über unseren Server an einen KI-Dienst (OpenAI bzw. Anthropic) übermittelt und dort nur zur Beantwortung der Anfrage verarbeitet. Bei einer Übermittlung in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln. Die Rechtschreibprüfung ohne KI läuft auf unserem eigenen Server.
• Spracherkennung des Geräts: Wird die Spracheingabe über das Gerät genutzt, verarbeitet der Spracherkennungsdienst des Betriebssystems die Aufnahme nach dessen eigenen Bedingungen.

Die App enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern die Daten, solange sie für das jeweilige Projekt und das Beschäftigungsverhältnis benötigt werden, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Daten auf dem Gerät werden beim Abmelden gelöscht; wird ein Konto gesperrt, löscht die App beim nächsten Anmeldeversuch die Offline-Daten dieses Kontos. Die Löschung Ihres Benutzerkontos können Sie jederzeit bei uns beantragen (Kontakt unten).

Krankmeldungsnachweise sind kein allgemeines Projektarchiv. Sie werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für die zulässigen Zwecke der Abwesenheitsverwaltung erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall dieser Erforderlichkeit werden sie gelöscht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 15–21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz in der App haben, wenden Sie sich bitte an unseren Ansprechpartner:

Behzad Zahedi, Geschäftsführer
TEL. +49 89 33 03 87 10
bz@poehlmann-krompass.de

Stand

2. November 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die rechtlichen Anforderungen ändern.